Πώς να σχεδιάσετε και να οργανώσετε ένα γραφείο ή επιχειρηματική κίνηση

Portra Images / Getty Images

Η μετακίνηση της επιχείρησής σας σε μια νέα θέση γραφείου είναι μια διαδικασία πολλαπλών σταδίων που απαιτεί προσεκτικό σχεδιασμό και πολλά βήματα προετοιμασίας. Όπως συμβαίνει με οποιοδήποτε μεγάλο έργο, είναι καλύτερο να διαιρέσετε το φόρτο εργασίας και να αναθέσετε συγκεκριμένες εργασίες σε διαφορετικούς υπαλλήλους. Η έναρξη της διαδικασίας νωρίς και η διατήρηση ανοικτής και συχνής επικοινωνίας είναι τα κλειδιά για μια επιτυχημένη και λιγότερο αγχωτική κίνηση.

Δημιουργήστε μια χρονολογική σειρά

Δημιουργήστε ένα χρονικό πλαίσιο που περιλαμβάνει όλα τα βασικά στάδια της κίνησης σας. Για να εξασφαλίσετε ότι το πρόγραμμα είναι εφικτό, συζητήστε το σχέδιο με όλα τα μέλη της ομάδας που συμμετέχουν στην κίνηση. Να είστε ρεαλιστικοί σχετικά με το χρόνο που θα χρειαστείτε. Ένα μικρό γραφείο μπορεί να χρειαστεί τουλάχιστον τρεις μήνες για να προετοιμαστεί, ενώ ένα μεσαίο ή μεγάλο γραφείο ίσως χρειαστεί να προγραμματίσει έξι έως οκτώ μήνες ή περισσότερο. Σε κάθε περίπτωση, το κλειδί είναι να ξεκινήσει το συντομότερο δυνατό.

Σχεδιάστε το Νέο Χώρο

Το επόμενο βήμα είναι να συγκεντρωθούν όλες οι διαθέσιμες πληροφορίες σχετικά με το νέο χώρο. Προσπαθήστε να πάρετε σχέδια ή διαμόρφωση δαπέδου έτσι ώστε να μπορείτε να εντοπίσετε βασικά στοιχεία, όπως ηλεκτρικές πρίζες και χώρο αποθήκευσης, και να αρχίσετε να σχεδιάζετε τη νέα διάταξη γραφείου. Είναι επίσης καλή ιδέα να έχετε ένα γενικό σχέδιο διάταξης για τον τρέχοντα χώρο σας, ώστε να μπορείτε να συγκρίνετε τα δύο. Αν υπάρχουν περιοχές στο τρέχον γραφείο που δεν λειτουργούν, προσδιορίστε τις τώρα ώστε τα ίδια προβλήματα να αποφευχθούν στο νέο σας χώρο.

Επιπλέον, κάντε μια λίστα δυνητικών προβλημάτων με το νέο χώρο, όπως ένας μικρότερος χώρος υποδοχής ή λιγότερη χωρητικότητα αποθήκευσης ή ίσως ένας μεγαλύτερος ανοικτός χώρος που απαιτεί περισσότερους θαλάμους ή προσωρινούς τοίχους. Μπορεί να χρειαστεί να νοικιάσετε ξυλουργούς, ζωγράφους, ηλεκτρολόγους, εγκαταστάτες συστημάτων ή άλλους επαγγελματίες για να χτίσετε τοίχους, να προσθέσετε καλωδίωση ή να κάνετε καλλυντικές αλλαγές προτού προχωρήσετε.

Κατασκευάστε την ομάδα σας

Για μεσαία και μεγάλα γραφεία, διορίστε κάποιον (ή ζητήστε εθελοντές) από κάθε τμήμα ή τμήμα για να συντονίσετε τη συγκεκριμένη περιοχή. Αυτό μπορεί να ανατεθεί στον επόπτη ή διευθυντή τμήματος, ο οποίος μπορεί στη συνέχεια να διασφαλίσει ότι κάθε εργαζόμενος αναλαμβάνει την ευθύνη για τη συσκευασία του γραφείου, των αρχείων και των προσωπικών αντικειμένων. Για μικρότερα γραφεία, μπορεί να είστε μόνοι σας. Αν ναι, προσδιορίστε μερικούς βασικούς ανθρώπους που μπορεί να βοηθήσουν στο συντονισμό της κίνησης.

Η ομάδα σας μπορεί επίσης να σας βοηθήσει να εντοπίσετε τα τρέχοντα προβλήματα με τον παλαιό χώρο και να βρείτε πιθανές λύσεις για το νέο γραφείο. Αυτός είναι ένας πολύ καλός τρόπος να ενσωματωθούν άλλες απόψεις και να επιτευχθεί συναίνεση εν κινήσει, ειδικά αν ορισμένοι υπάλληλοι δεν υποστηρίζουν την αλλαγή.

Διεξαγωγή τακτικών συναντήσεων

Στο πρόγραμμά σας, ορίστε τακτικές συναντήσεις για να συζητήσετε την κίνηση και την πρόοδό της με όλους τους εργαζομένους. Είναι σημαντικό να ενημερώνεστε όλοι και να αφιερώσετε χρόνο για να αντιμετωπίσετε τις ανησυχίες και τα σχόλια των εργαζομένων. Η μετακίνηση είναι αγχωτική για όλους τους εμπλεκόμενους και μπορεί να είναι πιο αγχωτική εάν οι αποφάσεις δεν κοινοποιούνται επαρκώς.

Προσδιορίστε τον προϋπολογισμό σας

Εάν διαθέτετε ένα συγκεκριμένο ποσό προϋπολογισμού για την μετακίνησή σας, είναι σημαντικό να προσδιορίσετε το κόστος προτού προσλάβετε μετακινητές ή ακόμα και προτού συσκευάσετε το πρώτο κουτί.

Αναθέστε εργασίες

Προχωρήστε την ομάδα σας να δημιουργήσει μια λίστα με τις εργασίες που πρέπει να ολοκληρωθούν τις εβδομάδες πριν από τη μετακίνησή σας και να βεβαιωθείτε ότι προστίθενται κρίσιμες εργασίες στο χρονοδιάγραμμα / χρονοδιάγραμμα. Ζητήστε από κάθε διαχειριστή του τμήματος ή επόπτη την απαιτούμενη από την περιοχή του, η οποία μπορεί να περιλαμβάνει παρόχους ειδικών υπηρεσιών, όπως εγκαταστάτες τηλεφωνικών γραμμών ή ειδικούς δικτύου υπολογιστών. Βεβαιωθείτε επίσης ότι καλύπτονται οι κοινόχρηστοι χώροι, όπως ο χώρος υποδοχής, το λόμπι και οι χώροι αποθήκευσης.

Μίσθωση των Movers

Η πρόσληψη μετακινητών είναι ένα από τα πιο κρίσιμα καθήκοντα της μετακίνησης μιας επιχείρησης και υπάρχουν κινούμενες εταιρείες που ειδικεύονται στις κινήσεις γραφείων. Όπως κάθε κίνηση των νοικοκυριών, είναι σημαντικό να βεβαιωθείτε ότι η εταιρεία είναι αξιόπιστη και ότι λαμβάνετε την καλύτερη υπηρεσία για το κόστος. Κάνετε την έρευνά σας, ρωτήστε τις σωστές ερωτήσεις και αφήστε την εταιρεία να έρθει στο γραφείο σας για να αξιολογήσει την κίνηση σας.

Αυτή η εργασία μπορεί να ανατεθεί σε ένα άτομο ή ομάδα ή σε μερικούς διαφορετικούς ανθρώπους, με κάθε εταιρεία που καλεί συγκεκριμένα και στη συνέχεια να συγκρίνει σημειώσεις. Σε κάθε περίπτωση, ξεκινήστε νωρίς για να βεβαιωθείτε ότι έχετε την καλύτερη τιμή και ταιριάζει στις ανάγκες σας.

Κάντε μια λίστα επαφών

Μια λίστα επαφών σας βοηθά να διασφαλίσετε ότι όλοι όσοι συνεργάζεστε, συμπεριλαμβανομένων των προμηθευτών και των πελατών σας, γνωρίζουν ότι κινούμαστε. Είναι καλή ιδέα να αναθέσετε αυτό το έργο σε ένα άτομο που θα επιβλέπει για να αποτρέψει τις επαφές από το να πέσει μέσα από τις ρωγμές. Η ειδοποίηση πελατών και πελατών απαιτεί συγκεκριμένες ανακοινώσεις σχετικά με τη νέα τοποθεσία σας και τον τρόπο λειτουργίας της επιχείρησης κατά τη διάρκεια της μετακίνησης. Αυτές οι πληροφορίες είναι απαραίτητες για να εξασφαλιστεί ότι οι πελάτες σας δεν πηγαίνουν αλλού για τις υπηρεσίες σας.